大连会务公关公司-学术交流会策划

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什么是学术会议
学术会议是一种以促进科学发展、学术交流、课题研究等学术性话题为主题的会议。而国际学术会议是各个国家相关学术领域研究者聚集交流的学术交流形式。通俗来讲学术会议就是某一领域的科研工作者们按期举办的大型知识讨论聚会。学术会议一般都具有国际性、权威性、高知识性、高互动性等特点，其参会者一般为科学家、学者、教师等具有高学历的研究人员。由于学术会议是一种交流的，互动的会议，因此参会者往往都会将自己的研究成果以学术展板的形式展示出来，使得互动交流更加直观、效果更好。通俗来讲学术会议就是要相互展示和探讨科研成果，向众多界内大佬讲ppt，答辩，以及听大佬们讲ppt，答辩，以及社交。
组织会议
1制定预算。
如果您不知道自己要花多少钱，然后再将其分解为会议场地，材料和演讲者费用之类的资金，那么您将无能为力。
坚持预算，如果您委派职责，请确保您的助手也遵守他们的财务限额。
预算可能会受到您是否要为活动招募赞助商的影响。赞助商需要付费来支持会议，但也要在会议本身的内容上有发言权，通常包括主持演讲或由自己的演讲者主持的小组讨论会以及带有徽标的会议材料。
2确定机票价格和销售方式。
一些会议对参与者是免费的，而另一些则收取高昂的费用。设置机票价格并确定如何开始销售机票时，需要考虑以下几个因素：
会议策划需要多少费用？如果这是一次小型的本地会议，几乎没有费用，或者不收取任何费用，那么不对参加会议的人员收费是有意义的。
另一种选择是允许出席者免费参加，而其他人则支付一小笔费用来支付会议费用。多日会议或提供餐食的会议通常会收取注册费，一般从几百元到几千元不等。许多会议针对处于不同职业阶段的人员使用不同的收费标准。例如，学术会议通常对学生收取的费用要比对教师收取的费用低，并且对赞助协会的成员收取的费用也要比对公众收取的费用低。
3选择会议场地。
在搜索位置时，请记住参与者的数量，位置的便利性，停车位以及与公共交通，机场和酒店的距离。您寻找举办会议的场所的目标应该是使参加者尽可能容易地参加会议。检查您的城市是否设有会议中心或带会议厅的酒店。对于小型会议，您通常可以租用当地的教堂或社区中心。
4争取场地工作人员的帮助。
如果您选择了举办会议的场所，那么请利用这一宝贵资源。这是员工每天要做的事情，应该能够回答任何问题或疑虑，并在需要时提供建议。某些场所甚至还设有活动策划人员，可以处理您会议的许多其他细节。即使计划者收取了费用，防止它在接下来的几周内成为您自己的全职工作也是值得的。
5决定菜单。
当您组织会议时，您需要记住，与会人员不愿整天不吃一顿像样的饭，而许多人都不知道该地区有什么。确定您是否要雇用餐饮服务来带早餐，午餐和小吃，或者您选择的会议场地是否将提供餐饮服务。请记住，许多人的饮食限制，过敏和偏爱使计划进餐变得相当困难。如果您选择经验丰富的餐饮服务商，他们可以为素食，无坚果，无麸质，或其他膳食偏爱选项。
6坚持进行演练。
在您完成会议的大部分组织之后，在会议准备开始时，不要与其他参与者一起走动。提前一天前往会议场所与工作人员会面，以确保一切都准备就绪并妥善处理所有最后的细节。
计划会议内容
1计划时间表。
您已经知道会议的标题，并对主题有一个总体了解。但是现在您必须决定它如何实际发挥作用。
会议有多种类型，不同的类型和规模采用不同的方法。如果不确定如何进行，请考虑采用常见的会议格式：从主题演讲或开幕词开始。这通常是在该行业或领域中的一个大名鼎鼎的演讲或演讲-谁是您可以说服的最知名的演讲者。主题演讲可以在晚上进行，然后以晚餐结束，或者可以在会议第一天的早晨进行。会议的剩余天数应分为较短的会议。
会议的实际内容通常由计划参加的人决定（参与者将提交提案），但是您也可以计划研讨会，视频放映或您想包括的其他格式。根据参加人数的不同，您可以一次进行一个会话（称为“全体会议”），也可以同时运行多个会话（称为“分组讨论”），以便参与者可以选择参加什么会议。结束会议时，要以激励人心的演讲或对观众的挑战作为结束语。
2确定要进行的会话类型。
这些内容将根据行业标准而有所不同，但是您可以考虑进行演讲，在建演示文稿，研讨会，政策更新或现场演讲，互动式会议或开放式海报演示文稿。您期望的会议类型将影响会议的宣传方式，因此请尽早确定哪种类型的内容对目标受众最有意义。每次会议的时间范围从45分钟到三个小时不等，具体取决于演示文稿的数量和内容。
3计划是否需要包括任何其他活动。
弄清楚如何使其他重要事件适合您的会议日程，对于成功举办会议至关重要。您可以包括便餐或请参加者自备便餐（通常，如果您不收取出席费，则仅选择最后一个选项；否则，人们会期望他们的注册费涵盖至少一顿饭）。如果您所在的地点在城镇，您还可以休息一下，让与会者在附近的场所享用午餐。确定您的与会者是否可能想要任何类型的娱乐活动，例如，当地游览或戏剧表演。在某些城市和某些行业中，这些是可以预期的，但在另一些城市中，它们可能似乎不合适。
第四部分
公开会议
1确定谁将参加。
在进行计划之前，您需要确保对目标细分市场有足够的兴趣。如果您仅针对一小群人（100人以内），则无需采取太多步骤来宣传会议。一两封简单的电子邮件以及在新闻通讯和/或管理会议中的提及就足以宣传会议。
2找到行业领导者参加。
您需要一位大人物或主旨发言人来说服业内其他人。一旦确认该领域的知名人士将参加，您就可以在会议资料中包括此信息，例如您的与会者邀请。
3创建会议网站。
如今，要成功召开会议，几乎必须具有数字化存在。查找包含会议名称或其逻辑派生名称的可用URL，以便轻松查找。在网站上包含有关会议的所有重要信息，并确保在与会议相关的所有印刷材料和广告上列出URL。在网站上，请确保包括会议地点的日期，时间和地址，以及所有演讲嘉宾的姓名。您还可以包括有关交通，住宿，地区景点的信息，如果需要，还可以附上会议日程。当您准备开始注册时，也可以使用链接更新网站。使用艾会网学术会议管理平台创建学术会议网站是一个不错的选择。
4广告。
尽早开始（最多提前一年），以便演示者可以开始为会议构想提交提案。根据会议的规模和目标受众的不同，您的方法也会有所不同。请记住，目标受众的成员从何处获得有关该会议的信息。这些可能包括：社交媒体，电子邮件，博客，杂志，新闻通讯或期刊，发送给相关团体，组织或企业的海报，传单或其他公告5征求建议。在您的广告材料中，还应包括“要求参加者”或“建议书”，要求个人或团体提交纸质，小组或研讨会的建议。在学术界，较小的会议通常要求提交几百字的摘要。较大的会议需要提交完整的论文。6开始接受注册。最好有一种与会者参加会议的方式，甚至可以提前几个月进行注册，以使您了解会有多少人参加。